行政文書のペーパレス化ってどういうこと？

私自身、製薬企業の研究所・製造現場に出入りし、薬事承認を行う機関である日本のPMDAやアメリカのFDAが監査などにはいったときに提示するための文書の作成を行っておりました。

文書の管理、極めて厳格です。
なかでも文書の肝となるデータの取扱については特段のルールが設けられおり、データをデジタル化・ペーパレス化するにあたり、特に改ざんとデータ欠損は、絶対にあってはいけない項目としてより慎重さが求められました。

そういった経験から6月議会では、松戸市が取り組むデジタル化・ペーパレス化について取り上げました。

市の回答から、
・システムの常時監視
・アドミン（管理者）やユーザーなどの階層別にしたアクセス権限
・権限ごとの変更制限
・操作履歴の証跡を残している

これらでデータの信頼性と完全性に努めていることがわかりました。

そのうえで、デジタル化された行政文書は、データとしてきちんと整理・保存されることによって、今後AIなどに活用する際の貴重なデータベースになるものと考えられます。

私も議員活動をするなかで、ここ最近はAIを利用することが増えてきました。

インターネットから取得する情報は千差万別ですから、なかには間違いもあります。

AIを利用する以上は質の高いデータベースを構築することが重要だと気づかされます。

ですから私としても、こつこつと自分自身で間違いのないデータを集めて、データベース化する作業をしております。

私個人としてもそうなのですから、行政のような大きな組織であれば大きなデータを集めることができますし、その膨大なデータから得られる知見は相当のものと想像されます。

だからこそデータベースの信頼性と完全性は不可欠です。
今回、松戸市として、

・整えられたルールのもとでデータ化を進め、

・全庁的なデータの蓄積と利活用を推進して、

・生成ＡＩに学習させる

といった考えが示されました。

つまり、言葉として適切かどうかわかりませんが6月12日から始まった市民向けのAIチャットボットがフロントヤード上のデータベースを基にしているのに対し、これから進める行政文書のペーパレス化がバックヤード上のデータベースを構築する作業になるものと考えられます。

ここを丁寧に行うことで将来にわたる行政運営の効率化や、科学的データに基づく政策（EBPM）にもつながるものと考えます。

行政文書のペーパレス化って実は松戸市の将来のためにつながる、大事な作業になりそうですね。